Relembrando os momentos da parte 1, onde destacamos a insegurança pessoal e a falta de capacitação como alguns dos principais fatores da dificuldade das pessoas em realizar o planejamento e execução de campanhas de Captação de Recursos e dos momentos  da parte 2, onde destacamos a fase do sonhar, idealizar, estar preparado e iniciar a elaboração dos passos principais necessários para as definições, planejamento e execução dos processos de captação. Já na parte 3, falamos do Perfil, Características e Habilidades do Captador de Recursos e preparação para o planejamento, ingredientes importantes para o inicio do trabalho. Na parte 4 comentamos sobre a realização do planejamento como uma das etapas principais de preparação para colocar a sua campanha em ação.

Nesta nova publicação estaremos falando sobre a etapa de execução do planejamento feito para a captação de recursos.

Execução de Tarefas

Inicia-se a etapa de maior importância nas campanhas de captação de recursos. Este é o momento em que você estará colocando em prática tudo o que idealizou, visualizou e planejou como capaz de atender a todas as necessidades de sua organização e/ou projeto.

Neste momento você já definiu todos os passos, pessoas que ficarão responsáveis pelas tarefas e cronogramas de realização. Muito importante já ter também um cronograma de reuniões periódicas que permitirão saber qual o andamento das atividades, como estão se desenvolvendo e seus resultados.

Lembra-se que na etapa anterior, baseados na Missão, Objetivo principal, Visão e Valores, você e o grupo de apoio desenvolveram todos os Objetivos Específicos, Etapas e Atividades? Agora é o momento de colocá-los em prática! Os Planos de Ação serão o guia para que tudo aconteça da forma planejada.

Para que esta fase seja desenvolvida com sucesso é importante que as pessoas envolvidas na realização das tarefas tenham pleno conhecimento do projeto, conheçam bem a missão da organização e as realize com muito amor acreditando em seu resultado.

Neste período, a presença do Coordenador da Campanha será importantíssima, não só no acompanhamento e direcionamento das ações, mas principalmente dando apoio e motivando todos os envolvidos.

Vale ressaltar também que, independente de quem faça parte do grupo de apoio, todas as outras pessoas da organização e/ou projeto são importantes, pois colaborarão na execução das tarefas, seja através de pesquisas, consultas e até a participação direta em algumas atividades.

Todas as pessoas que fazem parte dos processos são importantíssimas, pois são a base de todas as realizações. Alto Comando, líderes de áreas da organização e pessoas que atuam nas rotinas operacionais devem estar presentes e colaborando para que tudo se realize com sucesso.

Tudo deve estar em consonância com o planejamento feito, desde um contato de alto nível com Empresários e Poder Público, onde a participação do alto comando da organização e coordenador é indispensável para que as possibilidades de apoio e parcerias seja uma realidade a curto, médio e longo prazo, até contatos e tarefas mais simples, mas igualmente importantes, pois completam o todo.

As pessoas que ficarem responsáveis pelas tarefas devem tomar sempre o cuidado de se reportar ao coordenador sobre o andamento e resultados de sua tarefa, e caso esteja tendo dificuldades, não esperar as reuniões  de acompanhamento para isso, pois pode afetar o cronograma previsto de realizações. Caso sejam encontradas dificuldades, cabe ao coordenador, juntamente com o grupo de apoio, avaliar imediatamente os fatos e redefinirem os rumos, se necessário.

Outra ação importante nesta fase é a elaboração de relatórios em dois passos:

1) Preliminar emitido por cada um dos responsáveis pelas tarefas.

2) Final, emitido pelo coordenador que servirá de base de informações para que todas as pessoas da organização tomem conhecimento do andamento da campanha.

Vale salientar que além do amor ao projeto são importantes ingredientes como a seriedade e comprometimento pela causa que estão defendendo como premissa principal, gerando assim uma onda de otimismo em todas as realizações.

Monitoramento constante em todas as etapas é necessário!

Reuniões de Acompanhamento e Avaliações Preliminares

Etapa de suma importância que irá permitir ao coordenador e grupo de apoio acompanharem o andamento de todas as etapas e atividades de maneira mais organizada e capazes de mudar o rumo da campanha de Captação de Recursos, podendo promover algumas mudanças quando necessárias.

Apesar de haver uma etapa de Avaliação Final após todas as atividades, Avaliações Preliminares podem e devem ser feitas em qualquer instante, podendo redirecionar caminhos e resultados do planejamento feito.

Também podemos mencionar uma ação importante nestas reuniões, que é o registro de todos os fatos (sucessos e insucessos) que permitirão na última fase do Planejamento (Avaliação Final) estabelecer métricas e/ou indicadores que colaborarão nesta e em campanhas futuras.

Bom, é isso pessoal!

No próximo artigo falaremos da fase de Avaliação Final, quando todas as atividades que foram colocadas em prática serão analisadas e registradas, servindo de base para o redirecionamento e replanejamento em algumas ações que não deram certo, como deixar informações que poderão ser utilizadas em planejamentos futuros.

Até lá!