Captação de Recursos no Terceiro Setor é difícil? Parte 5


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Relembrando os momentos da parte 1, onde destacamos a insegurança pessoal e a falta de capacitação como alguns dos principais fatores da dificuldade das pessoas em realizar o planejamento e execução de campanhas de Captação de Recursos e dos momentos  da parte 2, onde destacamos a fase do sonhar, idealizar, estar preparado e iniciar a elaboração dos passos principais necessários para as definições, planejamento e execução dos processos de captação. Já na parte 3, falamos do Perfil, Características e Habilidades do Captador de Recursos e preparação para o planejamento, ingredientes importantes para o inicio do trabalho. Na parte 4 comentamos sobre a realização do planejamento como uma das etapas principais de preparação para colocar a sua campanha em ação.

Nesta nova publicação estaremos falando sobre a etapa de execução do planejamento feito para a captação de recursos.

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Execução de Tarefas

Inicia-se a etapa de maior importância nas campanhas de captação de recursos. Este é o momento em que você estará colocando em prática tudo o que idealizou, visualizou e planejou como capaz de atender a todas as necessidades de sua organização e/ou projeto.

Neste momento você já definiu todos os passos, pessoas que ficarão responsáveis pelas tarefas e cronogramas de realização. Muito importante já ter também um cronograma de reuniões periódicas que permitirão saber qual o andamento das atividades, como estão se desenvolvendo e seus resultados.

Lembra-se que na etapa anterior, baseados na Missão, Objetivo principal, Visão e Valores, você e o grupo de apoio desenvolveram todos os Objetivos Específicos, Etapas e Atividades? Agora é o momento de colocá-los em prática! Os Planos de Ação serão o guia para que tudo aconteça da forma planejada.

Para que esta fase seja desenvolvida com sucesso é importante que as pessoas envolvidas na realização das tarefas tenham pleno conhecimento do projeto, conheçam bem a missão da organização e as realize com muito amor acreditando em seu resultado.

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Neste período, a presença do Coordenador da Campanha será importantíssima, não só no acompanhamento e direcionamento das ações, mas principalmente dando apoio e motivando todos os envolvidos.

Vale ressaltar também que, independente de quem faça parte do grupo de apoio, todas as outras pessoas da organização e/ou projeto são importantes, pois colaborarão na execução das tarefas, seja através de pesquisas, consultas e até a participação direta em algumas atividades.

Todas as pessoas que fazem parte dos processos são importantíssimas, pois são a base de todas as realizações. Alto Comando, líderes de áreas da organização e pessoas que atuam nas rotinas operacionais devem estar presentes e colaborando para que tudo se realize com sucesso.

Tudo deve estar em consonância com o planejamento feito, desde um contato de alto nível com Empresários e Poder Público, onde a participação do alto comando da organização e coordenador é indispensável para que as possibilidades de apoio e parcerias seja uma realidade a curto, médio e longo prazo, até contatos e tarefas mais simples, mas igualmente importantes, pois completam o todo.

As pessoas que ficarem responsáveis pelas tarefas devem tomar sempre o cuidado de se reportar ao coordenador sobre o andamento e resultados de sua tarefa, e caso esteja tendo dificuldades, não esperar as reuniões  de acompanhamento para isso, pois pode afetar o cronograma previsto de realizações. Caso sejam encontradas dificuldades, cabe ao coordenador, juntamente com o grupo de apoio, avaliar imediatamente os fatos e redefinirem os rumos, se necessário.

Outra ação importante nesta fase é a elaboração de relatórios em dois passos:

1) Preliminar emitido por cada um dos responsáveis pelas tarefas.

2) Final, emitido pelo coordenador que servirá de base de informações para que todas as pessoas da organização tomem conhecimento do andamento da campanha.

Vale salientar que além do amor ao projeto são importantes ingredientes como a seriedade e comprometimento pela causa que estão defendendo como premissa principal, gerando assim uma onda de otimismo em todas as realizações.

Monitoramento constante em todas as etapas é necessário!

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Reuniões de Acompanhamento e Avaliações Preliminares

Etapa de suma importância que irá permitir ao coordenador e grupo de apoio acompanharem o andamento de todas as etapas e atividades de maneira mais organizada e capazes de mudar o rumo da campanha de Captação de Recursos, podendo promover algumas mudanças quando necessárias.

Apesar de haver uma etapa de Avaliação Final após todas as atividades, Avaliações Preliminares podem e devem ser feitas em qualquer instante, podendo redirecionar caminhos e resultados do planejamento feito.

Também podemos mencionar uma ação importante nestas reuniões, que é o registro de todos os fatos (sucessos e insucessos) que permitirão na última fase do Planejamento (Avaliação Final) estabelecer métricas e/ou indicadores que colaborarão nesta e em campanhas futuras.

Bom, é isso pessoal!

No próximo artigo falaremos da fase de Avaliação Final, quando todas as atividades que foram colocadas em prática serão analisadas e registradas, servindo de base para o redirecionamento e replanejamento em algumas ações que não deram certo, como deixar informações que poderão ser utilizadas em planejamentos futuros.

Até lá!

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Captar Recursos no Terceiro Setor é difícil? Parte 4


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Relembrando os momentos da parte 1, onde destacamos a insegurança pessoal e a falta de capacitação como alguns dos principais fatores da dificuldade das pessoas em realizar o planejamento e execução de campanhas de Captação de Recursos e dos momentos  da parte 2, onde destacamos a fase do sonhar, idealizar, estar preparado e iniciar a elaboração dos passos principais necessários para as definições, planejamento e execução dos processos de captação. Já na parte 3, falamos do Perfil, Características e Habilidades do Captador de Recursos e preparação para o planejamento, ingredientes importantes para o inicio do trabalho.

Neste artigo falaremos do inicio e realização do planejamento como uma das etapas principais de preparação para colocar a sua campanha em ação. Não importa o tamanho da campanha, não importa se o recurso necessário é pequeno ou grande, não importa o tamanho da Organização e/ou quantidade de colaboradores, o cuidado e realização do planejamento torna-se peça-chave para o desenvolvimento e sucesso da campanha.

O que eu desejo? Que tipo de recurso eu necessito? Para que eu preciso deste recurso? De que maneira eu irei consegui-lo? Como irei utilizá-lo em meus projetos? Onde serão utilizados? Quais serão os custos desta campanha? Tenho pessoas capacitadas para a tarefa? Quem coordenará os processos?

Estas e outras perguntas podem ser feitas para a construção do planejamento, lembrando mais uma vez que as buscas devem sempre levar em consideração a real necessidade da organização e seus resultados, e não fazê-lo apenas por fazer. Não importa se o recurso é humano, material ou financeiro, todos tem grande importância no contexto e missão da organização e devem ser planejados com sabedoria para que sejam bem utilizados nas diversas etapas de realização dos projetos.

O Planejamento trabalha os seguintes aspectos: Preparação e Diagnóstico, Planejamento de Tarefas, Execução / Realização e Avaliação. 

Neste artigo estaremos falando sobre Preparação / Diagnóstico e Planejamento de Tarefas

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 Preparação e Diagnóstico

A criação de um grupo multidisciplinar e capacitado é peça fundamental para esta importante atividade, bem como a pessoa que fará a coordenação do inicio ao fim.

Saber o que se deseja e onde serão utilizados são fatores fundamentais para este estudo. Enxergar a realidade da organização, conhecer seus pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças à sua existência, são fundamentais para o desenvolvimento desta fase.  Se não conhecemos nossa própria necessidade e deficiências, como projetar para o futuro criando oportunidades através de nossas capacidades pessoais e de mercado?

O diagnóstico é fundamental, pois nos permite visualizar o momento presente e projetarmos o próximo, preenchendo as lacunas necessárias dentro da organização.

Saber se terão pessoas preparadas para a tarefa de captação de recursos e posteriormente fazer a condução dos processos até a utilização e prestação de contas, torna-se um ingrediente de extrema importância para o resultado final. Neste contexto é essencial terem a pessoa melhor capacitada para a tarefa e com habilidades necessárias para a coordenação de todos os processos e todas as etapas, que fará a intermediação entre os colaboradores e a alta direção da organização, a qual deve permitir condições para todos realizem suas tarefas de forma total.

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Planejamento das Ações

Elaborado o diagnóstico, inicia-se a fase de planejamento de etapas e atividades que comporão a campanha, bem como a manutenção e cuidados para que ela possa ser um sucesso e ser avaliada em sua realização e resultados.

Esta parte do planejamento nunca deve ser feita apenas por uma pessoa ou apenas os expoentes da organização. Todos devem ser ouvidos e devem ter a oportunidade de darem suas opiniões e visão de cada um das reais necessidades da organização, sob pena de deixar de lado situações importantíssimas no momento de definir os passos para a realização da campanha. Todas as ideias e opiniões tem valor neste momento e depois na sua manutenção.

A missão, objetivos e visão do futuro devem estar perfeitamente alinhados a cada etapa ou tarefa criada neste momento, pois, se forem deixados de lado pode inviabilizar a campanha e muitas vezes até prejudicar a imagem da organização.

Definir responsáveis para cada etapa ou tarefa é muito bom para evitar acúmulo de trabalho de poucos e desta maneira prevenir-se contra atropelos e atrasos nos cronogramas de realização.

Cada objetivo, etapa e atividades definidas serão determinantes para que tudo se realize por completo e tenha maiores possibilidades de sucesso. Saber o que quer e onde deseja estar no presente e num futuro próximo ajuda nestas definições e colabora no resultado final que a organização precisa para seus projetos e sua própria sustentabilidade.

O planejamento deve ser feito com carinho, atenção, cuidados e muito estudo antes de ser colocado em prática, pois vai influenciar decisivamente nos resultados da campanha. O grupo responsável pela elaboração e realização das tarefas deve estar sempre em sintonia e acompanhar e monitorar cada passo como forma de evitar retrabalhos e atrasos nos cronogramas de execução.

Estabelecer cronograma para todas as atividades é poder ver onde cada um deve chegar e realizar para o cumprimento ideal de todas as tarefas.

Definir onde buscar os recursos e como serão tomadas ações nesta direção, bem como a investigação sobre as melhores possibilidades, podem garantir boas chances de sucesso nesta empreitada.

Presidência, Diretoria, Conselheiros devem ser parte integrante nas decisões e providências que serão tomadas para facilitar esta busca.

Reconhecimento!

Valorize cada conhecimento, capacidade e opinião dentro da organização!

As chances de sucesso serão maiores!

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Bom pessoal, hoje falaremos até esta parte.

No próximo artigo trataremos da Execução deste planejamento e a Avaliação, tão necessária à melhor condução dos processos e atividades.

Até lá pessoal! Sejam bem vindos á Alavanca Social e Instituto Sabedoria.

Esperamos que este artigo possa ajuda-la(o) em sua tarefas diárias.

Um grande abraço a todos e sucesso!

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